Případová studie BluEmi s.r.o.

Společnost BluEmi s.r.o. je menší obchodní firma specializující se na obchodování s měřicí technikou v oblasti radiokomunikací, měření optických vlastností zdrojů záření a materiálů, a také s testovací technikou pro automobilový průmysl. Spolupracuje jak s tuzemskými firmami, tak i se zahraničními partnery v Evropě, Americe i Asii. S postupem času společnost začala být stále úspěšnější a začalo být velmi obtížné efektivně řídit interakci se zákazníky. Bez centralizovaného systému pro kompletní správu interakcí se zákazníky či dodavateli měla společnost potíže s kvalitním zpracováním a vyhodnocováním informací. Ty jsou nutné pro správný přístup k zákazníkovi a sledováním kompletní obchodní příležitosti. Společnost BluEmi se rozhodla tyto problémy řešit implementací řešení CRM.

Problémy k řešení

Před zavedením systému Collega, čelila společnost BluEmi několika problémům:

• Správa zákazníků, dodavatelů a jejich kontaktních osob byla vedena v několika Excel souborech uložených na sdíleném disku. Tyto soubory rychle narostly a práce s nimi byla velice obtížná.
• Nikde nebyly vedeny informace o obchodních příležitostech, schůzkách se zákazníky a jejich požadavky. Tyto informace byly dohledatelné buď v mailu nebo v osobních poznámkách obchodníka. To způsobovalo časté chyby v následných nabídkách a občas se na poslání nabídky úplně zapomnělo.
• Vytváření nabídek a obecně celý proces obchodního případu je složitá věc, především pokud obchodujete ve více měnách. BluEmi pro všechny dokumenty (nabídka, potvrzení objednávky, dodací list atd.) měla předdefinovanou šablonu v MS Office a následně se do něj kopírovaly informace o zákazníkovi či prodávaných položkách. Vytvoření jednoho dokumentu se mohlo pohybovat až v rámci jednotek hodin, což naprosto zredukovalo efektivitu procesů.
• Nabízené produkty od smluvních dodavatelů (ale i vlastní) byly rozprostřeny po různých dokumentech napříč firmou, včetně jejich nákupních a prodejních cen. S těmito informacemi se pracovalo manuálně a všechny výpočty (celková cena, slevy, DPH…) se počítaly ručně.
• Celkový proces obchodního případu vyžadoval hodně manuální práce a zvyšoval čas potřebný pro zpracování daného úkolu, což se nelíbilo vedení společnosti.

Řešení

Po posouzení několika možností si společnost vybrala systém Collega. Po zavedení systému se všechny zmíněné problémy vyřešily. Toto řešení dovolilo společnosti z velké míry proces obchodního případu zautomatizovat a problémy byly odstraněny. Klíčové body, které k tomuto vedly jsou:

• Vytvoření centrálního systému pro správu interakcí se zákazníky. Díky systému Collega CRM byly všechny interakce se zákazníky zaznamenány, což týmu usnadnilo správu požadavků a včasnou reakci.
• Automatizace procesu příležitostí, nabídek a obchodních případů vedly k velkému ušetření času a peněz. Automatické generování dokumentů odstranilo časově náročnou manuální práci a dovolilo týmu soustředit se na obchodní záležitosti.
• Databáze produktů a jejich import ušetřil mnoho času, peněz a snížil celkovou chybovost.

Výsledek

Od zavedení systému Collega na začátku roku 2022 je vidět velký dopad na fungování a efektivitu celé firmy. Zde je několik čísel za rok 2022:

• Obchodní tým byl schopný komunikovat se zákazníky efektivněji, což zlepšilo průměrný čas odpovědi zákazníkovi o více jak 50 % a zredukovalo počet zapomenutých příležitosti na 0.
• Automatické generování dokumentů v kombinaci s efektivním UX designem zrychlilo proces nabídek a obchodních případů v průměru o více jak 100 %.
• Oproti roku 2021 se zvýšili prodeje o 22 %.
• Negativní zpětná vazba od zákazníků kvůli chybným informacím nebo špatně nabídnutým položkám prakticky zmizela.

Závěr

Během používání systému měla společnost BluEmi vynikající nápady, které by jim usnadnili práci a ještě zlepšili náš produkt. Za takovéto informace jsme velice rádi a ve spolupráci s nimi jsme nové funkcionality implementovali. Zpětnou vazbu a požadavky na nové funkcionality či jejich zlepšení vždy rádi uslyšíme a jsme připravení osobně diskutovat s každým naším zákazníkem.

Zavedení systému Collega může menším a středním společnostem jako je BluEmi pomoci zlepšit vztahy se zákazníky, zefektivnit prodejní procesy a získat cenné informace o chování zákazníků. Se správným řešením a efektivní implementací mohou společnosti z používání systému získat významné výhody.

Pokud Vás systém Collega zaujal, vyzkoušejte ho zcela zdarma na tomto odkaze.